Quais comprovantes o empregador doméstico precisa guardar, e por quanto tempo?

O empregador doméstico precisa guardar os papéis que provam três coisas: que a empregada foi registrada, que recebeu o que a lei manda e que a jornada foi controlada. A regra de prazo está no art. 42 da LC 150/2015: os comprovantes ficam com você enquanto as obrigações não prescreverem. Na prática, isso significa o contrato inteiro e mais 5 anos depois do fim.

Quais comprovantes o empregador doméstico precisa guardar?

São nove grupos de documentos, e cada um prova um direito diferente. A tabela mostra o que guardar, o que cada papel prova e o prazo mínimo, com a lei que dá base a ele.

Documento	O que prova	Prazo mínimo	Base legal
Contrato de trabalho e recibo de admissão no eSocial	Data de início, função, salário e jornada	Guardar sempre	CLT, art. 11, § 1º (anotação para fins de INSS não prescreve)
Holerites assinados	Salário, horas extras, faltas e descontos de cada mês	Contrato + 5 anos após o fim	LC 150/2015, arts. 42 e 43
Comprovantes de transferência ou Pix do salário	Que o valor chegou à conta da empregada	Contrato + 5 anos após o fim	LC 150/2015, arts. 42 e 43
Guias DAE pagas e comprovantes	Recolhimento de INSS, FGTS e IR	Contrato + 5 anos após o fim	Lei 8.036/1990, art. 23-A, § 3º; CTN, arts. 173 e 174
Cópia da DAE entregue à empregada	Cumprimento da entrega mensal	Contrato + 5 anos após o fim	LC 150/2015, art. 34, § 6º
Folhas de ponto assinadas	Horário de entrada, saída e intervalo	Contrato + 5 anos após o fim	LC 150/2015, arts. 12 e 42
Aviso e recibo de férias	Férias concedidas no prazo e pagas com o terço	Contrato + 5 anos após o fim	LC 150/2015, arts. 17 e 42; CLT, art. 137
Recibos das duas parcelas do 13º	Pagamento até 30/11 e 20/12	Contrato + 5 anos após o fim	LC 150/2015, art. 42
Termo de rescisão, aviso prévio e comprovante de pagamento	Verbas pagas em até 10 dias do fim do contrato	5 anos após o fim	CLT, art. 477, § 6º; Lei 8.036/1990, art. 23-A, § 3º

Atestados médicos, acordos escritos de compensação de horas e de escala 12x36, e recibos de vale-transporte entram na mesma pasta, pelo mesmo prazo dos holerites.

Por quanto tempo guardar cada documento?

O prazo seguro é guardar tudo durante o contrato e por 5 anos depois do fim, e manter para sempre o que prova o vínculo. Esse número sai da soma de quatro regras diferentes.

• Regra geral do doméstico. O art. 42 da LC 150/2015 diz que o arquivamento dos comprovantes das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias é responsabilidade do empregador, enquanto essas obrigações não prescreverem.
• Prazo trabalhista. A empregada pode entrar com ação até 2 anos depois do fim do contrato e cobrar os 5 anos anteriores à data da ação (LC 150/2015, art. 43). Até esses 2 anos passarem, os documentos dos últimos anos do contrato continuam sendo a sua prova.
• FGTS. A Lei 8.036/1990, art. 23-A, § 3º, manda manter todos os documentos do FGTS de cada contrato à disposição da fiscalização por até 5 anos após o fim do contrato.
• INSS e imposto de renda. A Receita tem 5 anos, contados do primeiro dia do ano seguinte, para cobrar um tributo que não foi pago (CTN, art. 173), e outros 5 anos para executar a cobrança depois de constituída (CTN, art. 174). Para as empresas, a Lei 8.212/1991 (art. 32, § 11) repete a mesma lógica: guardar até a prescrição.

O vínculo é a exceção. O pedido de anotação na carteira para fins de aposentadoria não prescreve (CLT, art. 11, § 1º), então contrato, admissão no eSocial e termo de rescisão merecem ficar arquivados sem prazo para descarte.

O que acontece se faltar um comprovante?

Sem comprovante, o pagamento pode ser cobrado de novo, porque numa ação trabalhista quem precisa provar que pagou é o empregador. É o caso mais comum de quem se considera em dia e pagava em dinheiro, sem recibo assinado.

Um exemplo com salário de R$ 2.000,00. As férias de um ano valem o salário mais um terço: R$ 2.666,67. Se o recibo sumiu, esse valor pode ser cobrado outra vez. Se o juiz entender que as férias também não foram concedidas no prazo, a CLT (art. 137) manda pagar em dobro: R$ 5.333,33 por período. Um 13º sem recibo é mais R$ 2.000,00. Tudo isso antes de correção, juros e honorários.

Comprovante que faltou	Conta	Valor que pode ser cobrado
Recibo de férias de um período	R$ 2.000,00 + 1/3	R$ 2.666,67
Mesmo período, férias em dobro	R$ 2.666,67 × 2	R$ 5.333,33
Recibo do 13º de um ano	1 salário	R$ 2.000,00

A saída é simples e começa no próximo pagamento: salário por transferência para a conta da empregada, holerite assinado todo mês e recibo para cada férias e cada parcela do 13º. Se hoje você paga em dinheiro, o artigo sobre pagar a empregada em dinheiro, sem recibo mostra como mudar a rotina sem constrangimento. E o simulador de risco trabalhista calcula, com a memória de cálculo, quanto pesa a falta de documentos no seu caso.

Qual documento pesa mais num processo?

A folha de ponto é o documento que mais pesa, porque a LC 150/2015 (art. 12) obriga o empregador a registrar o horário da empregada. Sem esse registro, a jornada que ela alega tende a prevalecer, e as horas extras costumam ser o maior item de uma ação doméstica.

A folha pode ser manual, mecânica ou eletrônica, e precisa da assinatura da empregada todo mês. O artigo sobre controle de ponto da empregada doméstica traz um modelo de rotina. Em seguida vêm os recibos de férias, porque o pagamento em dobro dobra o valor de cada período sem prova.

Papel ou digital: como guardar?

O mais seguro é guardar o original assinado e uma cópia digitalizada, organizados por mês. Documentos com assinatura, como holerite, recibo de férias e folha de ponto, valem pela assinatura, então o papel original não deve ser descartado dentro do prazo.

• Uma pasta por ano, com uma divisória por mês: holerite, ponto, DAE, comprovante da guia e comprovante do salário.
• Uma divisória fixa para contrato, admissão, acordos escritos e alterações de salário.
• Uma cópia digital de tudo numa pasta com o nome da empregada e o ano, fora do celular.
• Guias e folhas também podem ser consultadas no eSocial, em Consultar Guias Pagas e em Folha de Pagamentos, mas recibos assinados e ponto só existem na sua pasta.

Os documentos antigos contam mais do que parece. Uma ação pode chegar até 2 anos depois da saída, como explica o artigo minha empregada pode me processar depois de anos, e a pasta organizada é a sua defesa nesse dia.

Quem pode organizar a pasta para mim?

A pasta pode ser montada por você, com meia hora por mês, ou por um serviço de departamento pessoal doméstico. A Hiper faz isso desde 1968 e atende mais de 6.000 empregadores. No Kit Empregador Doméstico, holerites, recibos de férias e 13º, guias e controle de ponto saem prontos todo mês, na ordem em que devem ser arquivados.